25 DE AGOSTO DE 2020
Impulsa tu productividad con Trello
¿Qué es eso de Trello?
Trello es nada más y nada menos que la plataforma de gestión de proyectos que ha enamorado a más de 25 millones de usuarios en todo el mundo.
¿Por qué tanto amor en el aire? Hacer más fácil y divertido el trabajo eficiente no es un logro menor. Que Trello sea una de las herramientas de productividad más usadas en el mundo, no es casualidad.
¿Cómo funciona? ¿Para qué usarlo?
El diseño de Trello está inspirado en el sistema Kanban, el método de organización japonés muy conocido por haber sido implementado por primera vez en las fábricas de Toyota.
¿Kanbaqué? ¡Kanban! Son simples tableros virtuales y listas de tarjetas que pueden representar... ¡Lo que queramos!
Tareas de la casa, los pendientes en la planificación de las vacaciones, listas de libros por leer o recetas que algún día queramos cocinar. Los posteos que vamos a hacer en la semana, proyectos de desarrollo en curso, pagos por procesar o una lista de candidatos para el área de reclutamiento.
Con su propuesta visual súper simple, dinámica y amigable, la plataforma es tan versátil que se adapta a los gustos y necesidades de cada usuario. Es usada por equipos pequeños y grandes empresas para coordinar a sus equipos y ordenar procesos, y por personas particulares para organizar cualquier área de su vida.
¡Cada Trello es un mundo!
Boostear la productividad de un equipo de trabajo
Con Trello, es posible organizar lo que sea en un mismo espacio.
Es una herramienta genial para que todo el equipo gane visibilidad. Trello es una gran manera de tener una visión global de lo que está pasando y lograr que sea más fácil interactuar y colaborar entre todos los miembros.
Trello también permite filtrar para encontrar lo que necesitamos en el momento y enfocarnos en solucionar lo urgente más rápido y dar prioridad a lo importante.
Estas son algunas de las herramientas básicas que nos permiten personalizar cada tarjeta con información relevante y agilizar la dinámica del trabajo en equipo:
- Ownership: Podemos asignarle una tarjeta a uno o más miembros del equipo, para estar al tanto de quién está a cargo.
- Fecha de vencimiento: Para sobrevivir a los deadlines, debemos conocer los deadlines. Trello nos permite establecer una fecha de vencimiento para cada tarjeta y así ordenar nuestros tiempos en base a las prioridades.
- Etiquetas: También podemos definir una lógica de etiquetas de distintos colores que nos ayude a identificar y filtrar las tarjetas más rápido. Pueden indicarnos, por ejemplo, de qué tipo de tarea se trata, a qué área corresponde o qué entregable deberíamos preparar en cada caso.
- Check List: Cada tarjeta nos permite crear una o más listas distintas y tachar los ítems de los que ya nos ocupamos. ¡Nada más satisfactorio que tachar pendientes de la lista!
Adjuntos: Podemos adjuntar archivos y cargar todos los enlaces que necesitemos. Cada tarjeta puede contener todo lo que su owner necesita para avanzar en el workflow.
Gestionar proyectos exitosos
“¿En dónde estamos?”. Si alguna vez tuvieron que coordinar un equipo y trabajar en múltiples proyectos a la vez, saben que el desafío más grande es estar al tanto de dónde está cada uno y qué está haciendo a cada momento. Eso es lo que Trello nos permite ver sin esfuerzo y de un solo vistazo.
El equipo de Trello es tan cool, que tiene plantillas de tableros gratuitas para ayudarnos a desencadenar el máximo potencial de nuestro equipo sin pensarlo dos veces. Pueden conseguir algunos ejemplos de tableros haciendo click aquí.
Diseñar procesos
Muchas veces pensamos que definir un proceso nuevo es un arduo trabajo de largos días y semanas. Si bien un proceso puede evolucionar (¡y mejorar!) con el tiempo, modelizar un proceso y adaptarlo a la lógica de Trello es rápido, sencillo y muy efectivo.
Cada columna puede ser una etapa del proceso. Como complejizar o simplificar un workflow es tan simple como crear o eliminar una columna, probar, aprender y ajustar se vuelve intuitivo y natural.
Una vez trazado el camino con columnas, cada tarjeta será un elemento que debe atravesar el proceso en cuestión: un cobro, una pieza de comunicación, un potencial cliente o un proveedor.
Entonces, ¿qué procesos se pueden sistematizar con Trello? ¡Los que quieras! Un tablero de Trello puede ser el funnel de tu proceso comercial, tu sistema de cobranzas o compras o hasta tu plataforma de gestión de Social Media.
Armar un tablero en Trello puede llevar dos minutos. ¡En ese tiempo podemos poner en marcha todo un proceso!
Automatizar para despegar
Mientras más automatizamos, más tiempo tenemos para dedicar a lo importante.
¿Sabían que podemos hacer que casi cualquier cosa suceda automáticamente en Trello?
Cada tablero puede incorporar funciones como una visión calendario o un Butler, un asistente que marca tarjetas o envía mensajes según nuestros movimientos en el tablero. Pero además, puede conectarse a otras aplicaciones que nos encantan y empoderan a millones de equipos allá afuera: Jira, Zappier, Slack, Evernote, GitHub, Google Drive, Dropbox... ¡Hasta Google Maps!
Todos ellos son los Power Ups de Trello: los encargados de hacer que la magia suceda.
Sea cual sea el desafío, las horas, minutos y segundos invertidos en pensar en procesos, organizar nuestro workflow y automatizar lo que esté en nuestras manos, impactarán en nuestra productividad diaria, el nivel de nuestro trabajo y la calidad de las relaciones humanas que se construyan dentro del equipo.
Un tablero de Trello puede ser el comienzo de un proyecto increíble, y la plataforma de despegue de un equipo imparable.
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Escrita por
Carmen A. Coto
Editada por
Vanessa Martínez
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